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이메일 예절
1. 기본 형식
제목 작성
- 메일의 목적이 분명하게 전달되도록 간결하면서도 핵심이 드러나는 제목을 작성합니다.
- 예를 들어, "A 프로젝트 회의록 공유" 또는 "10월 보고서 검토 요청"처럼 간단하면서도 명확하게 작성합니다.
- 제목의 가장 앞에 소속을 포함해 주면 더욱 깔끔한 메일이 됩니다.
- 예를들어 삼성전자에서 YG와 협업하며 메일을 보낸다고 하면 아래와 같은 방식으로 제목을 구성할 수 있습니다.
- [삼성전자][YG] 갤럭시 버즈 모델 섭외 문의
- [삼성전자 x YG] 갤럭시 버즈 모델 섭외 문의
- [삼성전자 / YG] 갤럭시 버즈 모델 섭외 문의
인사말
- 메일을 시작할 때는 상대방의 이름이나 직급을 포함하여 정중하게 인사를 드린 후 본인을 소개합니다.
- 처음 보내는 메일일 경우에는 앞으로 잘 부탁드린다는 내용을 추가해 주면 좋습니다.
안녕하세요, 홍길동 과장님.
현대자동차 마케팅팀 고길동 입니다.
서면으로 처음 인사 드리게 되었는데 앞으로 잘 부탁드리겠습니다.
~~~~
서명 사용
- 서명에 본인의 이름, 직급, 소속 부서, 연락처를 포함하여 수신자가 쉽게 연락할 수 있도록 합니다.
2. 본문 작성
간결하고 명확한 내용
- 본문은 가능한 한 간결하게 작성하되, 필요한 정보는 빠짐없이 포함합니다.
- 문장은 짧고 분명하게 작성하여 이해하기 쉽게 합니다.
목적과 요청 사항 명시
- 메일의 목적을 명확히 하고, 요청 사항이 있는 경우 간결하게 전달합니다.
- 예: “첨부된 파일을 검토해 주시고, 의견을 부탁드립니다.”
중요 정보 강조
- 필요한 경우, 중요한 정보는 굵게 표시하거나 하이라이트하여 수신자가 쉽게 알아볼 수 있도록 합니다.
3. 예의와 공손함
존칭 사용
- 상대방의 직위와 관계에 따라 적절한 존칭을 사용하여 공손하게 표현합니다.
적절한 어휘 선택
- 감정이 잘못 전달될 수 있는 표현(예: "당장 필요합니다")은 피하고, "확인 부탁드립니다"와 같은 공손한 어휘를 사용합니다.
끝맺음 인사
- 메일을 마무리할 때는 "감사합니다"와 같은 정중한 마무리 인사를 추가합니다.
~~~~~~~~~
그럼 확인 부탁드리며,
관련해 필요하신 사항은 편하게 말씀 주세요.
감사합니다.
고길동 드림
4. 파일 첨부 시 주의 사항
파일명 명확히 기재
- 첨부 파일의 이름은 수신자가 내용을 쉽게 알 수 있도록 구체적으로 작성합니다.
- 예: "2023년 10월 보고서.pdf"
첨부 확인
- 첨부 파일이 있는 경우, 파일을 잊지 않고 첨부했는지 다시 한번 확인합니다.
- 파일 개수가 많아질 경우 압축하여 첨부합니다.(3개 이상일 경우 필수)
- 파일 용량이 너무 클 경우에는 드라이브(구글, 네이버 등)에 업로드 후 공유 링크를 생성해 전달합니다.
5. 기타 꿀팁
팀 메일 참조(cc.)
- 주고 받는 모든 메일에는 팀 메일을 참조(cc.)하는 것이 좋습니다.
- 예: cc. marketing@team.com
- 모든 커뮤니케이션은 팀 구성원이 알 수 있도록 투명하게 진행되어야 합니다.
메일 양식(서명) 활용
- 인사말, 끝맺음 말, 서명을 양식으로 저장하여 활용하면 메일 작성에 드는 시간을 크게 줄일 수 있습니다.
메일 폴더링
- 메일을 한 폴더에 넣어두지 말고 여러 폴더에 나눠서 정리합니다.
- 주제, 연도, 발신자 등 관리하기 편한 다양한 방식으로 분류하면 메일을 놓치는 경우가 줄어듭니다.
- 메일 자동 필터 기능을 활용하면 메일을 자동으로 분류할 수 있습니다.
- 메일 제목에 기입하는 '소속'을 잘 활용하면 필터링을 더 편하게 할 수 있습니다.
명함 예절
1. 명함 준비와 보관
상태 확인
- 명함은 항상 깨끗한 상태로 준비하며, 외부 미팅이나 고객 방문 시 충분한 수량을 소지합니다.
명함 케이스 사용
- 명함은 케이스에 보관하여 구겨지거나 오염되지 않도록 합니다.
2. 명함 주고받기
교환 시 인사말
- 명함을 주고받을 때는 가벼운 인사와 함께 본인의 소속과 이름을 소개합니다.
- 예: “안녕하세요, OO팀의 홍길동입니다.”
명함 전달 방법
- 명함은 반드시 두 손으로 건네고, 상대방이 잘 볼 수 있도록 명함의 글자가 수신자 쪽을 향하도록 합니다.
- 동시에 주고 받을 때는 왼손으로 받고 오른손으로 건네줍니다.
- 아랫 사람이 윗 사람에게 먼저 건넵니다.
- 외부 업체에 방문했을 경우 방문한 사람이 먼저 건넵니다.
받는 사람의 직급 고려
- 직급이 높은 사람, 혹은 연장자에게 먼저 명함을 건네고 교환하는 것이 기본 예절입니다.
3. 받은 명함 예절
명함 확인
- 상대방의 명함을 받은 후, 바로 넣지 말고 명함을 잠시 읽어보며 상대방의 이름과 직함을 확인합니다.
보관 방법
- 회의 중 받은 명함은 위치에 따라 테이블에 두어 이름과 직함을 확인할 수 있도록 합니다.
- 회의가 끝나고 자리를 정리할 때가 되면 명함을 명함 케이스에 넣습니다.
전화 예절
1. 전화 받기
신속한 응답
- 전화벨이 두세 번 울리기 전에 빠르게 받는 것이 예의입니다.
자기소개
- 전화를 받을 때는 회사명과 본인의 이름을 밝히며 인사합니다.
- 예: “안녕하세요, OO회사 홍길동입니다.”
상대방 확인
- 전화를 건 사람이 누구인지, 필요한 사항이 무엇인지 정중히 확인합니다.
2. 전화 걸기
준비된 상태로 전화하기
- 필요한 정보나 자료는 미리 준비한 후 전화를 걸어 상대방의 시간을 효율적으로 사용합니다.
자기소개
- 상대방이 전화를 받으면 본인의 회사와 팀, 이름을 먼저 밝히며 인사합니다.
- 예: “안녕하세요, OO회사 홍길동입니다."
상대방이 통화 가능한지 확인
- "지금 통화 괜찮으신가요?"와 같이 상대방의 상황을 배려하는 질문을 먼저 합니다.
통화 목적 명확히 하기
- 전화의 용건을 간단명료하게 전달합니다.
- 예: “A 프로젝트 관련하여 문의드리고자 연락드렸습니다.”
3. 전화 중 예의
또렷하고 명확한 발음
- 상대방이 잘 들을 수 있도록 차분하고 또렷하게 발음합니다.
- 가능한 한 짧고 간결하게 말합니다.
상대방의 말을 끊지 않기
- 상대방이 말을 끝낼 때까지 기다립니다.
- 필요한 경우 간단히 메모하며 대화에 집중합니다.
정중한 마무리
- 통화가 끝날 때는 “감사합니다” 와 같은 인사로 정중하게 마무리합니다.
4. 전화 메모와 전달
메모하기
- 전화 중 중요한 내용은 놓치지 않도록 메모합니다.
부재중 메모 전달
- 부재중인 팀원의 전화를 대신 받았을 경우에는 팀원이 부재중임을 알리고 용건을 메모하여 전달하겠다고 합니다.
- 연락 주신 분의 성함과 연락처를 확인한 후 메모합니다.
- 담당자가 돌아왔을 때 메모와 함께 통화한 내용을 공유합니다.
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